TRÌNH BÀY TRONG HỘI NGHỊ 7

Kĩ năng trình bày 6: Cách làm chủ tọa hội nghị
GS Nguyễn Văn Tuấn

Làm chủ tọa hay chair trong hội nghị khoa học là một nhiệm vụ tương đối nặng nề. Nhiệm vụ này thường được ban tổ chức giao cho những nhà khoa học có uy tín, có “tên tuổi” trong chuyên ngành, hoặc những người cần được nâng đỡ. Một ngày nào đó, các bạn sẽ làm chủ tọa trong hội nghị, và cần phải biết kĩ năng để hoàn thành nhiệm vụ. Bài này sẽ hướng dẫn vài kĩ thuật qua kinh nghiệm cá nhân.

Được mời làm chủ tọa hội nghị có khi được xem là một phần thưởng. Trong các hội nghị quốc tế, với hàng chục ngàn người tham dự, hàng ngàn diễn giả, vấn đề đặt ra là tìm ai làm chủ tọa. Ban tổ chức nhiều khi rất nhức đầu chọn người làm chủ tọa. Thông thường, họ chọn (a) những người có tiếng trong lĩnh vực chuyên môn; (b) những “sao” đang lên như là một sự giúp đỡ thế hệ trẻ; (c) những người mới công bố một công trình “nóng” trong chuyên ngành. Không có chuyện chọn “cây đa cây đề” làm chủ tọa. Thật ra, trong vài hội nghị tôi tham gia trong ban tổ chức, nhiều “cây đa cây đề” từ chối lời mời làm chủ tọa vì họ muốn dành chức năng đó cho thế hệ mới. Còn ở Việt Nam, hình như ban tổ chức chọn chủ tọa không theo những qui ước vừa kể.

Thật ra, ngay cả cách làm chủ tọa ở Việt Nam cũng rất khác thường. Trong nhiều hội nghị ở Việt Nam mà tôi tham dự, tôi thấy một số bạn trong nước có cách làm chủ tọa không giống những hội nghị tôi từng có kinh nghiệm ở ngoài. Theo tôi thấy, cách làm ở bên nhà có thể nói rất ư là trịch thượng. Sau khi diễn giả trình bày xong bài báo cáo, người chủ tọa thường tóm lược bài báo cáo, rồi chua thêm vài lời nhận xét (khen có, chê có). Thoạt đầu tôi ngạc nhiên, nhưng sau này dự nhiều hội nghị, tôi mới biết đó là một … truyền thống. Nhưng truyền thống đó không hợp lí. Nhiệm vụ của chủ tọa không phải tóm lược bài báo cáo của diễn giả, càng không phải phê bình hay khen diễn giả. Có lần tôi được nghe một người chủ tọa tóm lược báo cáo của đồng nghiệp tôi ở trong nước mà tôi ngỡ ngàng, vì người chủ tọa rõ ràng không hiểu gì về chuyên môn và càng nói càng sai (sai đến nổi nhiều người lên chỉnh sửa). Thật tình, tôi chưa bao giờ thấy ở ngoài này có ai chủ tọa hội thảo như thế cả.

Vậy chủ tọa một phiên họp nên làm gì? Chủ tọa một phiên họp khoa học là một trách nhiệm không nhỏ. Do đó, người chủ tọa phải nghiêm chỉnh với nhiệm vụ của mình. Nhiệm vụ của người chủ tọa là gì? Với kinh nghiệm cá nhân, tôi có thể nói nhiệm vụ của người chủ tọa là:

• Điều hành phiên họp trôi chảy theo đúng thì giờ ấn định;
• Bảo đảm các hoạt động trong phiên họp tuân thủ theo qui định của ban tổ chức (như nhắc nhở không dùng điện thoại di động, không quay phim, hay … sắp đến giờ ăn trưa!)
• Giúp đỡ diễn giả khi có vấn đề về kĩ thuật (như âm thanh, máy tính, pointer);
• Khơi màu thảo luận.

Chủ tọa không phải phí thì giờ tóm lược bài báo cáo của diễn giả. Nhiều vấn đề rất chuyên sâu, chủ tọa không nên “mang vạ vào thân” với những tóm lược có thể làm trò cười cho khán giả. Tuy nhiên, chủ tọa cần phải chuẩn bị những câu hỏi để hỏi khi khán giả không ai đặt câu hỏi.

Ngoài ra, kinh nghiệm cá nhân tôi cho thấy chủ tọa cần phải tìm hiểu cách đọc tên của diễn giả. Có nhiều diễn giả tên nước ngoài rất khó đọc. Do đó, trước khi bắt đầu phiên họp, chủ tọa nên gặp từng diễn giả và hỏi họ muốn giới thiệu như thế nào, và hỏi kĩ tên họ phát âm như thế nào cho đúng. Đây là phép lịch sự tối thiểu người chủ tọa phải có đối với khán giả và diễn giả.

Mở đầu phiên họp

Chủ tọa phải lên bàn chủ tọa 1 phút trước khi phiên họp bắt đầu. Khi đúng giờ bắt đầu, chủ tọa phải có vài dòng tuyên bố. Có thể dùng những câu sau đây:

Good morning (trước 12 giờ) ladies and gentlemen. My name is Tuan Nguyen, and I want to welcome you all to this workshop on prognosis of fragility fracture. My co-chair is Professor William Smart from the University of Heaven.

Good afternoon (sau 12 giờ)! My name is Tuan Nguyen and this is session 43 on noninvasive diagnosis. Please take a seat and disconnect your cell phones. We have a lot of exciting material to cover in a short time. We will listen to ten six-minute lectures with a two-minute period for questions and comments after each. Afterwards, provided we are still on time, we will have a final round of questions and comments from the audience, speakers, and panelists.

Good morning. For the benefit of time, I think we will proceed with the session on diabetes and bone health. We have an exciting lineup of speakers. However, as many papers have to be delivered, I encourage the speakers to keep an eye on the time.

Good morning. My name is Dr. Tuan Nguyen, from the University of Blah Blah Blah, and I’m going to moderate this session on the application of predictive models. We have an interesting lineup of speakers, and I’m sure you’re all looking forward to hearing what they have to say. However, there are a few points we need to cover before we get started ….

Giới thiệu diễn giả

Như đề cập trên, mỗi chủ tọa phải có một danh sách các diễn giả, và biết chắc cách phát âm tên của họ. Sau khi chủ tọa tự giới thiệu và nói về thủ tục phiên họp, là phần giới thiệu diễn giả. Không chần chờ! Không nói lòng vòng! Những câu sau đây có thể dùng để giới thiệu:

Our first speaker is Dr. ABC from XYZ University in Paris, France, who will present the paper entitled “Genetics of fracture”. Please, Dr. ABC!

Please join me to welcome our first speaker, Dr. ABC, from the University of Heaven Medical Center. Dr. ABC’s paper is entitled “Can closer follow up improve cure rates for sequential therapy?”

Nếu speaker là người nổi tiếng, có thể dàn nhiều chữ hơn:

We’ll be getting underway with a talk by one of our field’s most renowned specialists,

Dr. Lien Pham, from ABC University. Dr. Phan trained at Stanford and Berkeley in the States and everybody is sure to be familiar with her work on central regulation of bone formation. He holds the Medici Chair of Endocrinology at the UCLA and is the coordinator of the NOW trial. Today, Dr. ABC will be presenting the paper “We’ve come a long way baby – where we stand and where we’re heading”.

Một cách khác để giới thiệu khách quan và ít khen hơn là như sau:

Our next speaker is Dr. ABC. Dr. ABC comes from Brigham and Women’s Hospital, Harvard Medical School, and his presentation is entitled “Non-operative treatment of OA”.

Next is Dr. Peter Flannery from UCLA Medical Center, presenting “Stem cells in hepatic surgery”.

Dr. Mariam Bethlem from the UCSF is the next and last speaker. Her presentation is: “Metastatic disease. Pathways to the heart.”

Khi diễn giả xong bài báo cáo, nhiệm vụ của chủ tọa là nói vài câu mào và mời câu hỏi. Đơn giản nhất là cách nói:

Thank you Dr. ABC for your excellent presentation. Any questions or comments?

Thank you Dr. ABC for your presentation. Are there any questions or comments from the audience?

Hơn một chút là vài chữ bình luận (nhưng như tôi nói không cần thiết trong nhiều trường hợp)

Thanks, Dr. ABC. That was a very comprehensive presentation. Does the audience have any comments?

Thank you very much for your clear presentation on this always controversial topic. I would like to ask a question. May I?

I’d like to thank you for this outstanding talk Dr. ABC. Any questions?

Thanks a lot for your talk Dr. ABC. I wonder if the audience has any questions?

Giải lao

Khi phiên họp dài đến giờ giải lao, chủ tọa phải có vài câu nói vui vẻ và thực tế như:

I think we all are a bit tired, so we’ll have a short break.

The session is adjourned until 4 p.m.

We’ll take a short break. Please do not go far – the session will resume in 15 minutes.

We’ll take a 30-minute break. Please fill out the evaluation forms.

The session is adjourned until tomorrow morning. Enjoy your stay in Ho Chi Minh City.

Tuyên bố xong phiên họp

Khi phiên họp kết thúc, chủ tọa phải có đôi lời từ giã khán giả và cám ơn diễn giả. Một số cách nói phổ biến là:

I would like to thank all the speakers for your interesting presentations and the audience for your comments. I will see you all at the congress dinner and awards ceremony.

The session is now over. I want to thank all the participants for their contribution. I’ll see you tomorrow morning. Remember to pick up your attendance certificates if you have not already done so.

We should finish up here. We have another group coming in. I look forward to discussing some of these topics with you later on.

I’m afraid we have run out of time. It has been a pleasure to share this session with you. I have learned a lot and I am more motivated than ever to learn more about this fascinating subject. I look forward to the publications that will undoubtedly result from the studies you have underway.

Quản lí thời lượng

Một nhiệm vụ quan trọng của chủ tọa là phải đảm bảo các diễn giả nói đúng giờ. Quá 1 hay 2 phút còn có thể chấp nhận được, nhưng quá 5 phút là không thể tha thứ, vì đó là một sự thể hiện cực kì mất lịch sự, thiếu tự trọng. Trong trường hợp đó, chủ tọa phải “thẳng tay” nhắc nhở diễn giả, và nếu nhắc 2 lần mà vẫn còn ngoan cố thì chủ tọa có nhiệm cắt bỏ luôn diễn giả. Không nhân nhượng. Có thể nói như sau:

Dr. ABC, I am afraid that your time is almost over. You have 30 seconds to finish your presentation.

Dr. Ho, you are running out of time.

Dr. Russell, we’re going over time. Please finish up.

Nếu sau khi nhắc nhở mà diễn giả vẫn chưa xong hay ngoan cố, thì chủ tọa cắt ngang:

Dr. ABC, I’m sorry but your time is over. We must proceed to the next presentation. Any questions, comments?

We’re out of time, Dr. Ho. We need to move on to the questions.

Dr. Russell, I’m afraid I’m going to have to ask you to stop talking. Your time is up.

Sau đó, giới thiệu diễn giả khác, và nhắc nhở ngay:

Dr. Green, please keep an eye on the time, we are behind schedule.

We are running behind schedule, so I remind all speakers you have six minutes to deliver your presentation.

Cũng có khi phiên họp còn nhiều thời gian để thảo luận. Trong trường hợp đó, ngưởi chủ tọa có thể hỏi khán giả xem có câu hỏi nào khác:

As we are a little bit ahead of schedule, I encourage the panelists and the audience to ask questions and offer comments.

I have a question for the panelists: What percentage of the total number of operations is performed on children at your institution?

Khi có vấn đề kĩ thuật, chủ tọa có nhiệm vụ phải báo cho khán giả biết. Sau đây là vài câu nói thông thường:

Khi máy tính không chạy:

I am afraid there is a technical problem with the computer. In the meantime, I would like to take this opportunity to comment about …

The computer is not working properly. Until it is running again, I encourage the panelists to offer their comments about the presentations we have already seen.

It seems the computer is on the blink. The hotel staff have informed us that we should have a new one up and running within a quarter of an hour. I propose that we take our break now rather than at 11:30.

Cúp điện:

The lights have gone out. We’ll take what will hopefully be a short break until they are repaired.

As you see, or indeed do not see at all, the lights have gone out. The hotel staff have told us it is going to be a matter of minutes, so do not go too far; we’ll resume as soon as possible.

Nhiễu âm thanh:

Dr. ABC, we cannot hear you. There must be a problem with your microphone.

Perhaps you could try this microphone?

Please, would you use the microphone? The rows at the back cannot hear you.

Can somebody please help Dr. Lin with her microphone. It doesn’t seem to be working properly.

Khi diễn giả có vẻ thiếu tự tin, chủ tọa cũng nói vài câu … động viên và nhắc nhở:

Khi nói chẳng ai nghe được:

Dr. ABC, would you please speak up? It is difficult to hear you.

Dr. ABC, please speak up a bit. The people at the back cannot hear you.

Nếu diễn giả quá hồi hộp:

Dr. ABC, take your time. We can proceed to the next presentation, so whenever you feel OK and ready to deliver yours, it will be a pleasure to listen to it.

Nói tóm lại, làm chủ tọa là một vinh dự, và người chủ tọa phải tỏ ra có trách nhiệm. Một cách thể hiện trách nhiệm là đảm bảo phiên họp diễn tiến một cách trôi chảy, nói năng tử tế, lịch sự với khán giả và diễn giả. Làm chủ tọa một phiên họp thành công là một kinh nghiệm cá nhân rất khó quên. Hi vọng những mách bảo trên đây giúp các bạn trong việc làm chủ tọa trong một hội nghị trong tương lai.