TRÌNH BÀY TRONG HỘI NGHỊ 5

Kĩ năng trình bày 4 : Cách mô tả biểu đồ, hình ảnh và bảng số liệu
GS Nguyễn Văn Tuấn

Cách nói và diễn giải kết quả (qua biểu đồ và bảng số liệu) đóng vai trò quan trọng trong việc thuyết phục khán giả. Nói cho cùng, một bài báo khoa học có thuyết phục hay không chính là ở dữ liệu, chứ những thảo luận “nhăng nhít” là ý kiến và chẳng thuyết phục ai. Báo cáo khoa học mà không có số liệu là báo cáo … chay. Thuyết phục phải qua bằng chứng thực tế. Nhưng có số liệu rồi, nói như thế nào để thuyết phục đồng nghiệp? Trong bài này tôi sẽ trình bày cách nói và ứng xử trong trả lời sao cho thuyết phục.

 Không nói ra, ai cũng biết khoa học khác với thương mại. Điều này có nghĩa là cần phải phân biệt giữa vai trò của nhà khoa học và người bán hàng (salesman). Người bán hàng có mục tiêu bán sản phẩn, họ không làm nghiên cứu. Người bán hàng dùng slides của người khác, kết quả nghiên cứu của người khác mà họ không quen hay không hiểu. Người bán hàng còn có nhiệm vụ quảng cáo, nên họ chỉ có nhiệm vụ đọc slide của người khác, chứ không cần hiểu slide đó nói gì. Họ cũng chẳng cần am hiểu vấn đề, bởi vì chức năng của họ là quảng cáo cho người khác. Vai trò nhà khoa học không phải vai trò của người bán hàng, vì chức năng của khoa học là phải nghiên cứu.

Nhà khoa học trình bày kết quả nghiên cứu của chính họ cộng với đồng nghiệp của họ. Một bài nói chuyện của nhà khoa học do đó phải có những số liệu của chính họ và số liệu của đồng nghiệp, nhưng họ dùng số liệu đồng nghiệp hoặc là yểm trợ cho luận điểm của họ hay để làm thông tin nền. Nhà khoa học phải tự mình soạn slides, theo phong cách của mình, và phải am hiểu mình nói cái gì. Nếu slides của đồng nghiệp thì nhà khoa học cũng phải tỏ ra am hiểu vấn đề, có khả năng diễn giải ra ngoài những gì viết trên slides chứ không phải chỉ đọc. Nhà khoa học cũng quảng cáo, nhưng quảng cáo cho nghiên cứu của chính họ chứ không phải của người khác.

Trong hội nghị khoa học, có nhiều dạng báo cáo, nhưng tựu trung lại có hai dạng: một bài tổng quan (review) được ban tổ chức mời nói, và bài báo cáo nghiên cứu (original presentation) để trình bày kết quả nghiên cứu. Dù là dạng nào thì người báo cáo phải tỏ ra vai trò khoa học của mình. Điều này có nghĩa là – xin nhấn mạnh một lần nữa – những slides phải là của mình soạn ra, chứ không phải của người khác. Đó là những kết quả nghiên cứu của chính mình, chứ không phải của người khác mà mình chỉ cóp lại. Một bài tổng quan, người trình bày có thể sử dụng kết quả của người khác, nhưng bắt buộc phải có những kết quả của chính mình. Ít ra, phải 30% dữ liệu là của mình. Đó là vai trò của người báo cáo khoa học. Do đó, khi báo cáo, nhà khoa học phải có cái gì của mình, chứ không đơn thuần cóp của người khác. Vì là dữ liệu của mình, nên mình phải tỏ ra am hiểu biết cách diễn giải. Nói một cách ví von là nhà khoa học phải “sống” với những dữu liệu của mình, phải biết từ A đến Z, chứ không phải chỉ biết bề mặt qua con chữ. Khi đã biết thì việc nói không còn là vấn đề khó khăn nữa. Nhưng đối với người không quan tiếng Anh thì cần phải học cách nói như những chỉ dẫn dau đây.

Cách nói về bảng số liệu

Số liệu là linh hồn của một báo cáo khoa học. Báo cáo khoa học mà không có số liệu là báo cáo chay, chẳng ai tin, chẳng thuyết phục được ai.   Số liệu thường được trình bày bằng 2 dạng chính: bảng và biểu đồ. Nhưng không như một bài báo khoa học (bảng số liệu có thể rất phức tạp), bảng số liệu trong powerpoint phải hết sức “chiến lược” và đơn giản. Đơn giản nhưng đi thẳng vào vấn đề. Nên nhớ rằng khán giả chỉ có 30 giây để lĩnh hội một slide; nếu trong vòng 30 giây họ không hiểu thì xem như tác giả đã thất bại. Do đó, nguyên tắc số 1 của trình bày số liệu là đơn giản, dễ hiểu, và chiến lược.

Trước khi quyết định thiết kế bảng số liệu, bạn phải hỏi: tôi cần bảng này không? Có cách nào trình bày tốt hơn? Một bảng số liệu chỉ có hai con số [chẳng hạn như] 35% nam và 65% nữ chẳng những không cần thiết mà còn … vô duyên. Không cần thiết là vì có thể viết, thay vì cần đến bảng số liệu. Vô duyên là vì 35% nam thì chắc chắn phải 65% nữ, vậy thêm làm gì cho mất thì giờ?! Ấy thế mà những trình bày như thế này rất phổ biến ở người Việt chúng ta!

Mỗi bảng số liệu phải có tựa đề (title). Tựa đề phải nói lên một điểm chính, và để khán giả biết bảng số liệu nói lên điều gì. Cột và dòng cũng phải có tiêu đề (label). Một bảng số liệu mà không có những tiêu đề thì không ai hiểu nổi. Tất cả những viết tắt phải được giải thích ngắn gọn ở phần chú thích (phía dưới mỗi bảng số liệu). Các số liệu phải có đơn vị đo lường (thường ghi trong ngoặc đơn). Nếu số liệu là các giá trị thống kê như “65 ± 12” thì tác giả phải định nghĩa hai con số đó là gì? Có phải là mean ± standard deviation, hay median ± standard error?

Một bảng số liệu trong powerpoint không nên có hơn 4 cột và 5 dòng. Nên nhớ rằng số cột phải ít hơn số dòng. Tuy nhiên, trong thực tế, vẫn có những bảng số liệu phức tạp và khó có cách giảm số cột và số dòng, thì cách thức hay nhất là nhấn mạnh bằng màu những chỗ quan trọng mà tác giả muốn người khác phải chú ý đến. Chẳng những tô đậm mà còn phải nói ra những chỗ đó.

Có thể lấy một bảng số liệu đơn giản dưới đây làm ví dụ:

Fetal growth
	Week 8	Week 16	Week 20
Weight (g)	2	142	340
Length (cm)	2.5	16	25
Circumference (cm)	...	…	…
Bone mass (g)	…	…	…

Cách nói để mô tả slide này có thể như sau:

Vào đầu là giới thiệu: This slide shows how the fetus grows from the second month of development to term. I’d like to remind you that we’re referring to developmental age here, in other words, to the time from fertilization.

Giải thích phương pháp: Gynecologists usually refer to gestational age, which is calculated from the mother’s last period and is typically 2 weeks ahead of developmental age. Thus, a developmental age of 8 weeks corresponds to a gestational age of 10 weeks.

Mô tả số liệu: During the third month of development, from the 8th to the 16th week, the fetus grows phenomenally, tripling its length and increasing its weight eightfold (here you should point out the relevant figures in the table).

Mô tả biểu đồ và hình ảnh

Người ta thường nói một hình ảnh có giá trị bằng 1000 chữ. Hình ảnh và biểu đồ dễ gây ấn tượng hơn là con số hay chữ. Có khi một biểu đồ đi vào lịch sử y khoa, nếu được thiết kế tốt và độc đáo. Nên phần lớn báo cáo khoa học bằng powerpoint thường có nhiều biểu đồ và hình ảnh. Do đó, cần phải chú ý đến cách thiết kế biểu đồ sao cho gây ấn tượng và có giá trị lâu dài. Dứt khoát tránh kiểu làm lười biếng như cắt biểu đồ từ Excel hay các phần mềm “rẻ tiền” như thế vào powerpoint, vì nó cho thấy tác giả thiếu tính chuyên nghiệp, xem thường khán giả, và không có đầu tư suy nghĩ vào dữ liệu của chính mình. Cách cắt dán đơn sơ như thế cũng là một cách nói mất lịch sự với khán giả.

Cũng như bảng số liệu, mỗi biểu đồ phải có một tựa đề. Tựa đề báo cho khán giả biết điểm chính mình đang nói là gì. Biểu đồ phải được ghi chú cẩn thận, và cả hai trục tung và trục hoành phải ghi đơn vị đo lường. Cố gắng thiết kế biểu đồ sao cho mỗi biểu đồ là một câu chuyện. Một câu chuyện mà người ta nhìn vào có thể hiểu đó là gì mà không cần tìm hiểu bối cảnh đằng sau những dữ liệu. Do đó, thiết kế biểu đồ khó hơn thiết kế bảng số liệu rất nhiều. Nó còn đòi hỏi cặp mắt thẩm mĩ, chứ không đơn thuần là những con số.

Nói về hình ảnh và biểu đồ phải sử dụng pointer. Nói chuyện bằng powerpoint mà không có pointer thì thà không nói có lẽ hay hơn! Pointer giúp người theo dõi biết diễn giả đang nói về cái gì và ý nghĩa ra sao. Nhưng ngoài kĩ thuật dùng pointer ra, diễn giả còn phải nói. Phải nói ngắn gọn sao cho khán giả lĩnh hội được ý nghĩa của một hình ảnh (nhất là cho người ngoài ngành có thể hiểu được).

Chúng ta thử xem qua hình dưới đây:

 

Cách mô tả có thể theo trình tự như sau:

Giới thiệu hình này là gì: This is an axial CT slice of the abdomen obtained after administering an intravenous contrast agent.

Mô tả những vị trí cần chú ý (như đừng như lên lớp, mà dùng chữ remember để người ta thấy thoải mái!): Remember that the left side of the image represents the right side of the patient and vice versa. It is important to remember that CT images are generated from X-ray images, so the denser the tissue the brighter it will appear. Thus, bones are white – the bright Y-shaped structure at the bottom in the middle of the image is the spinous process and part of the posterior laminae of a lumbar vertebra. The bright circle above it is the body of the vertebra. The oval structures on either side of the body of the vertebra are the kidneys.

Bây giờ, mô tả nội dung là gì: You can see the left adrenal gland above the left kidney toward the center of the image. The slightly darker, more elongated oval shape to the right of the left kidney in the image is the spleen. The long structure on the left of the image that has a density similar to that of the spleen is the liver. The slightly darker, rounded structure abutting the top half of the liver is the gallbladder. The black spaces at the top of the picture illustrate air in the intestinal loops.

Một hình như thế có thể nói trong vòng 1 phút. Tuy nhiên, vẫn có thể nói thêm chi tiết bên lề (về phương pháp và so sánh) nên có thể thêm 10 hay 20 giây vẫn có thể chấp nhận được.

Nghệ thuật “chuyển tông”

Một trong những bí quyết của một bài nói chuyện hay là biết chuyển tông. Chuyển tông ở đây có nghĩa là chuyển từ phần này sang phần khác. Nhưng nó cũng có nghĩa là dùng những chữ để báo cho khán giả biết mình đang chuyển sang một điểm khác, hay muốn nhấn mạnh một điểm nào đó. Có một số câu mà diễn giả có thể dùng luân phiên (đừng bao giờ dùng một câu suốt thời gian trình bày). Những câu thông thường tùy thuộc vào tình huống. Dưới đây là một số tình huống và cách nói để các bạn tham khảo.

Thêm thông tin có cùng ý nghĩa thông tin diễn giả mới nói xong, có thể dùng những chữ sau đây: what’s more, moreover, further, furthermore, also, additionally, in addition, similarly, first, second, third, last, v.v..

Cho ví dụ: for example, for instance, in particular, let me give you a concrete example, let’s have a look at an example from one of our patients

Nhấn mạnh hay giải thích thêm những gì đã nói: again, in brief, in other words, in short, this means

Nhấn mạnh kết luận như là một hệ quả của lí luận trước đó: therefore, thus, hence, so, consequently, in consequence, as a result, accordingly.

Tóm lược những điểm đã trình bày: in summary, to summarize, in conclusion, to conclude, in short.

Có một cách chuyển tông tôi thấy cũng khá hữu hiệu là đặt câu hỏi. Mình tự đặt câu hỏi và … tự trả lời. :-) Với cách này, khán giả sẽ chú ý, vì họ chờ câu trả lời, và đó cũng là một cách không cho họ ngủ! Tôi đã thí nghiệm nhiều trong hội nghị quốc tế và thấy rất hữu hiệu. Một số câu có thể “phục vụ” cho chiến lược này là:

Mô tả phương pháp:

So, how did we go about investigating this?

To accomplish these objectives, we did …

To investigate this question, we conducted a study …

Giả thuyết:

To test this hypothesis, we designed a series of experiments….

To determine whether A or B, we measured …

To see whether this was true, we selected…

Chuyển từ phương pháp sang kết quả:

So, what did we find?

Let’s have a look at what we found.

We found some interesting results.

The data we collected showed that our hypothesis was partially correct.

Although the study is still underway, our preliminary results show….

Our results are inconclusive...; nevertheless, it seems that….

Contrary to what we expected, we found that ….

Contrary to what you might expect….

We were surprised to discover that ….

Để chuyển từ kết quả sang phần kết luận:

So, what does this tell us?

All these results suggest that ….

We can conclude that ….

Taken together, these results point to three conclusions ….

Although it is still too early to reach a definite conclusion, it seems that ….

Although our data are limited, they do allow us to conclude that ….

This made us wonder….

Trên đây là một vài cách mô tả biểu đồ, bảng số liệu, và cách chuyển tông cho bài nói chuyện hấp dẫn. Như tôi nói trong bài trước, tất cả đều phải tập luyện. Không bao giờ đánh giá thấp bất cứ điều gì trong hội nghị khoa học. Đừng bao giờ nghĩ rằng mình đã hiểu và không cần tập, vì trong thực tế tôi đã thấy nhiều giáo sư nói ấm ớ trên bục giảng chỉ vì thiếu chuẩn bị, trông rất tội nghiệp. Chuẩn bị kĩ càng trước khi trình bày trước khán giả cũng là một cách mình tỏ lòng tôn trọng khán giả. Nên nhớ rằng người ta tiêu tiền và thời giờ đến nghe bạn nói, đừng phụ lòng người ta. Không chuẩn bị kĩ, trình bày qua quít, nói năng nhảm nhí là những điều cấm kị vì chẳng những nó cho thấy người nói thiếu chuyên nghiệp mà còn xem thường người nghe.

Lần sau sẽ bàn về cách trả lời và ứng đáp trong hội nghị khoa học.